Eenduidige kwaliteit bij de aangesloten kantoren en een uniforme, klantgerichte en snelle intake bij aanvragen en behandeling van zaken van nieuwe cliënten. Dat waren de redenen voor het bestuur van de Vereniging van Huis Advocaten om zich eind 2008 te oriënteren rond de ontwikkeling van een eigen keurmerk. Huis Advocaten is een landelijk dekkend juridisch netwerk, met name sterk in een online benadering van de markt (www.huisadvocaten.nl). Binnen een jaar tijd is een groepseigen kwaliteitsstandaard ontwikkeld en getoetst, afgelopen week zijn de eerste certificaten uitgereikt. Een mijlpaal voor een vereniging in de advocatuur die zich hard maakt voor meer efficiency en transparantie in de branche.
Het Keurmerk Huis Advocaten ondersteunt de belangrijke pijlers van de vereniging: Huis Advocaten wil goed bereikbaar zijn (online en telefonisch) voor consumenten en zakelijke klanten, een hoog kennis- en ervaringsniveau bieden en uniform te werk gaan. Verder speelt de snelheid online een wezenlijke rol en daar is de organisatie volledig op ingericht. Kantoren en callcenter vinden elkaar in de aanvang van het cliëntcontact via een op maat ontwikkeld managementsysteem. Het resultaat is dat de cliënt altijd snel wordt bediend door een advocaat die dicht in de buurt is gevestigd.
Processen gecheckt
Het Keurmerk Huis Advocaten screent op een diverse interne processen en procedures van de kantoren. Er zijn richtlijnen en regels opgesteld ten aanzien van de herkenbaarheid van het kantoor, toegankelijkheid, bereikbaarheid en ontvangst. Verder legt het Keurmerk allerhande zaken vast, bijvoorbeeld rond de afspraakbevestiging met de cliënt, het eerste gesprek, de opdrachtbevestiging, de administratie van het dossier en de afsluiting ervan. Ook wordt elke cliënt gevraagd om na afloop deel te nemen aan een kort cliënttevredenheidsonderzoek. De organisatie rond en begeleiding bij het behalen van het keurmerk was in handen van SBMC Organisatieadviseurs.
Mystery calls
Elk jaar worden de kantoren via een onafhankelijke instantie getoetst, tussentijds zijn er mystery calls om de klantgerichtheid van de kantoren te meten. Deze bevindingen vormen (met het cliënttevredenheidsonderzoek) wezenlijke managementinformatie voor het bestuur om de vereniging te blijven verbeteren.
De eerste kantoren die het certificaat hebben behaald zijn: Rottier Advocaten, Daniels Huisman Advocaten, De Boer en Egberts, Parmentier Oass, STV Advocaten, Van Aalst en Daniels, Van Dusseldorp en Damstra, Thermis Advocaten, ATM Advocaten en De Haan Advocaten & Notarissen.
