Er is meer en meer aandacht voor verduurzaming en het zogenaamde maatschappelijk verantwoord ondernemen. Termen als Corporate Social Responsibility, ook wel afgekort als CSR en Environmental, Social & Governance, afgekort als ESG, duiken op in het bedrijfsbeleid. Dit heeft vervolgens invloed op de contracten die worden gesloten. De wens om maatschappelijk verantwoord te ondernemen wordt in de contracten en voorwaarden uitgewerkt, maar is dit wel zonder risico’s? Je leest het in deze blog.

Relevante wetgeving

Het is niet zonder reden dat er meer aandacht is voor verantwoord en duurzaam ondernemen. In de Europese Unie zijn er op dat vlak twee richtlijnen aangenomen. Het gaat om de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de Corporate Sustainability Due Dillgince Directive (CSDDD). Op grond van de CSRD moeten bepaalde bedrijven in hun financiële jaarstukken ingaan op de vraag in hoeverre zij verantwoord en duurzaam ondernemen. Op grond van de CSDDD moeten bedrijven voortdurend onderzoek doen naar hun bedrijfsactiviteiten en die van hun partners.

De trend om overheden en bedrijven aan te spreken op hun rol in de maatschappij en de wijze waarop zij verantwoord ondernemen is ingezet. Zowel binnen Nederland als binnen Europa zijn inmiddels meerdere klimaatzaken geweest. Bekende voorbeelden zijn de Urgenda en Shell zaken. Doordat er vervolgens ook regelgeving komt, die erop is gericht om bedrijven te verplichten meer openheid van zaken te geven, komen er meer aanknopingspunten om daarop te worden aangesproken.

Wat staat in het contract?

Bedrijven die ervoor kiezen om maatschappelijk verantwoord te ondernemen of op wie de CSRD en CSDDD verplichtingen gaan rusten, zullen maatregelen moeten nemen. Zij kunnen ervoor kiezen om in contracten bepalingen op te nemen om hierin te voorzien. Daarbij zullen zij wel rekening moeten houden met het feit dat (i) de bepaling voldoende duidelijk is en (ii) dat de gevolgen duidelijk zijn. Als dit niet het geval is, dan zal dit voor geschillen zorgen.

Ter illustratie:

Een schoenenwinkel plaatst een bestelling bij een schoenmaker voor een partij leren schoenen. In de door de schoenenwinkel gehanteerde voorwaarden staat onder meer de navolgende bepaling:

“Het productieproces van de schoenen zal zoveel als mogelijk duurzaam moeten plaatsvinden.”

De schoenmaker heeft – zo blijkt achteraf – het leer ingekocht bij een looierij, waarbij het leer niet op milieuvriendelijke wijze is geproduceerd. De vraag is (i) of dit een overtreding van de genoemde voorwaarde oplevert en (ii) welke gevolgen dit heeft. Schiet de schoenmaker tekort in de nakoming van de overeenkomst?

En wat te denken van de schoenenwinkel? Als klanten van de schoenenwinkel deze schoenen bij die winkel hebben gekocht, omdat zij weten dat de schoenenwinkel zoveel als mogelijk duurzaam produceert, zullen zij ontevreden zijn als dat niet waar blijkt te zijn. Zij kunnen de schoenenwinkel vervolgens aanspreken op de schending van het eigen beleid.

Aanbevelingen voor afnemers en leveranciers

Voor zowel afnemers als leveranciers is het van belang om na te denken over de formulering van de te hanteren voorwaarden als het gaat om het maatschappelijk verantwoord ondernemen. Deze voorwaarden, die ook wel CSR-Clausule worden genoemd, moeten aan een aantal eisen voldoen.

1. Maak de CSR-clausule(s) concreet en toetsbaar

De risico’s voor afnemers en leveranciers kunnen worden verkleind door voldoende aandacht te besteden aan de formulering van de CSR-clausule(s). Uiteraard kan een afnemer in zijn algemeenheid maatschappelijk verantwoord ondernemerschap van zijn leveranciers verlangen. In dat geval zullen leveranciers veelal niet begrijpen wat er precies van hen wordt verwacht. Daarom verdient het aanbeveling om concrete en toetsbare criteria te hanteren.

Men zou bijvoorbeeld van een vaste leverancier kunnen eisen dat hij periodiek bepaalde product-specifieke certificaten of andere bewijzen verstrekt aan de afnemer. Het is dan aan de afnemer om op de naleving hiervan toe te zien. Op die manier wordt het duurzaamheidsbeleid concreet en daarmee praktisch uitvoerbaar. Zo kunnen leverancier en afnemer tegenover derden aantonen dat zij actief hun CSR-doelstellingen nastreven.

2. Definieer wanneer sprake is van een schending van de CSR-clausule

Voor zowel de afnemer als de leverancier is van belang dat zij vast kunnen stellen wanneer er sprake is van een inbeuk op de gemaakte CSR-afspraken. Daaraan kunnen dan immers gevolgen worden verbonden. Bij het formuleren van CSR-clausules moet daarom in het bijzonder worden gelet op het verschil tussen inspanningsverplichtingen en resultaatverplichtingen.

Indien CSR-clausules als inspanningsverplichtingen worden geformuleerd, is vaak moeilijk vast te stellen of de wederpartij inderdaad voldoende zijn best heeft gedaan. Dat leidt met regelmaat tot discussies en procedures.

Bij resultaatverplichtingen is het resultaat daarentegen meer zwart-wit: het vereiste resultaat is immers wel of juist niet bereikt. Die situatie doet zich eveneens voor bij het voorbeeld hierboven: als de afnemer niet binnen de afgesproken periode de vereiste certificaten of bewijzen overlegt, is voor iedereen duidelijk dat de CSR-clausule is overtreden.

3. Definieer de gevolgen van een inbreuk op de CSR-clausule

Vervolgens is het belangrijk om de gevolgen van een inbreuk goed vast te leggen. Krijgt de afnemer die een inbreuk maakt bijvoorbeeld een mogelijkheid tot herstel? Zo ja, binnen welke termijn moet dat herstel plaatsvinden? Indien leverancier en afnemer daarover duidelijke afspraken maken, voorkomt dit onduidelijkheid en discussie achteraf. Daarnaast geldt zoals altijd dat wanneer een afnemer zichzelf bij een inbreuk remedies wil toekennen die afwijken van het wettelijke stelsel, partijen dit uitdrukkelijk overeen moeten komen.

4. Vergeet de considerans niet

Tot slot verdient het aanbeveling om ook rekening te houden met de considerans. Op die manier kunnen eventuele uitleg discussies worden gestroomlijnd. Als namelijk duidelijk is wat partijen voor ogen stond bij het aangaan van de verplichtingen, dan kan daar ook concreet naar gehandeld worden.

Hoe onderneem je maatschappelijke verantwoord en zorg je voor heldere contracten?

Het opnemen van bepalingen in contracten, om zo uitdrukking te geven aan de wens om maatschappelijk verantwoord te ondernemen is niet zonder risico. Het gebruik van een CSR-clausule in een contract kan voor zowel de leverancier als de afnemer voor problemen zorgen.

Leveranciers moeten oplettend zijn voor mogelijke aanpassingen in hun productspecificaties en processen, waarbij duidelijkheid en begrip van de nalevingsverwachtingen worden gegarandeerd. Afnemers daarentegen worden geconfronteerd met reputatie- en aansprakelijkheidsrisico’s nu het maatschappelijk verantwoord ondernemen onder een vergrootglas ligt.

In deze blog zijn enkele tips gegeven op welke wijze deze risico’s vermeden kunnen worden. Zoals zo vaak in het recht hangt veel af van de omstandigheden van het geval. De aanbeveling is dat u zich altijd laat adviseren indien u maatschappelijk verantwoord wilt gaan ondernemen. Zeker indien u dat wilt doen via bepalingen in uw contracten of voorwaarden. Neem dan ook contact op met een van de specialisten van LexQuire. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden.